Kaufleute für Büromanagement im Handwerksbetrieb: Was lernst du?

Von Andre Wengorra

Das Büro hinter der Baustelle

Kaufleute für Büromanagement organisieren und koordinieren nach dem Bundesinstitut für Berufsbildung bürowirtschaftliche sowie projekt- und auftragsbezogene Abläufe, kommunizieren mit internen und externen Partnern, bereiten Daten auf, erstellen Dokumente und gestalten Kundenbeziehungen.^[2] Dazu kommen Beschaffungsvorgänge, personalbezogene Aufgaben, Buchungssysteme und Rechnungswesen, Datenschutz, rechtliche Vorgaben und eine Fremdsprache.^[2]

In einem Sanierungsbetrieb heißt das: Du nimmst Schadenmeldungen auf, planst Termine für Trocknung und Handwerker, stellst Unterlagen für Versicherer und Hausverwaltungen zusammen, bestellst Material und schreibst Rechnungen. Ohne ein gut organisiertes Büro kommt kein Trocknungsgerät rechtzeitig zum Kunden.

Ein typischer Tag kann so aussehen: Rückruf bei einer Hausverwaltung, Termin für die Leckortung vereinbaren, das Aufmaß vom Bauleiter in ein Angebot übernehmen, Fotos und Messprotokolle in die Schadenakte legen und am Nachmittag eine Rechnung an den Versicherer schicken. Viel Abwechslung, viel Telefon und viel Verantwortung für den Ablauf.

Was alle lernen

Zu den gemeinsamen Berufsbildpositionen gehören nach § 4 der Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung Informationsmanagement, Informationsverarbeitung, bürowirtschaftliche Abläufe, Koordinations- und Organisationsaufgaben, Kundenbeziehungen, Auftragsbearbeitung, Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen, personalbezogene Aufgaben und kaufmännische Steuerung.^[1] Für die Auftragsbearbeitung im Handwerk lohnt sich ein Blick auf die Gewerke, etwa auf die Inhalte der Ausbildung zum Fliesenleger, damit du Angebote und Nachträge richtig einordnen kannst.

Integrativ vermittelt werden nach der Verordnung Organisation des Betriebs und Arbeitsrecht, Sicherheit und Gesundheit, Umweltschutz und Nachhaltigkeit, die digitalisierte Arbeitswelt, Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit.^[1] Der Beruf ist nach § 1 außerhalb des öffentlichen Dienstes ein Ausbildungsberuf der gewerblichen Wirtschaft.^[1] Ausgebildet wird damit auch in Handwerksbetrieben wie einem Sanierungsunternehmen mit eigenem Büro. Wer einen Ausbildungsplatz im Büro eines Sanierungsbetriebs sucht, lernt dort Schadenakten, Termine und die Abrechnung mit Versicherern kennen.

Zwei Wahlqualifikationen

Zwei von zehn Wahlqualifikationen werden nach § 4 ausgewählt und im Ausbildungsvertrag festgelegt.^[1] Zur Auswahl stehen unter anderem Auftragsprozess steuern, Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen, kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, personalwirtschaftliche Prozesse und Assistenzaufgaben.^[1]

Für einen Handwerksbetrieb liegen Auftragssteuerung und die Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen nahe, denn genau dort entstehen Angebote, Aufträge, Nachträge und Abrechnungen. Die übrigen Wahlqualifikationen, etwa Verwaltung und Recht oder Haushaltsmittel, sind eher für den öffentlichen Dienst gedacht. In einem Sanierungsbetrieb kommt die Direktabrechnung dazu, bei der das Büro Rechnung und Unterlagen unmittelbar an den Versicherer schickt.

Abschlussprüfung in zwei Teilen

Die Abschlussprüfung besteht nach § 7 aus zwei Teilen, der erste im vierten Ausbildungshalbjahr, der zweite am Ende der Ausbildung, und der erste Teil umfasst nach § 8 die Inhalte der ersten 15 Monate.^[1] Teil 1 heißt nach § 9 Informationstechnisches Büromanagement: In 120 Minuten organisierst du computergestützt Büro- und Beschaffungsprozesse und zeigst, dass du mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst.^[1]

Teil 2 besteht nach § 11 aus den Bereichen Kundenbeziehungsprozesse, Fachaufgabe in der Wahlqualifikation sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.^[1] Für die Kundenbeziehungsprozesse hast du nach § 12 schriftlich 150 Minuten, für Wirtschafts- und Sozialkunde nach § 14 60 Minuten.^[1]

Das Fachgespräch über deine Wahlqualifikation

In der Fachaufgabe führst du nach § 13 ein fallbezogenes Fachgespräch auf Grundlage einer deiner Wahlqualifikationen, eingeleitet mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg.^[1] Zur Vorbereitung schreibst du entweder für beide Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über eine komplexe betriebliche Fachaufgabe, oder du bearbeitest eine von zwei Aufgaben, die der Prüfungsausschuss zur Wahl stellt.^[1] Im Gespräch zeigst du, dass du komplexe Aufgaben erfassen, Probleme erörtern, Lösungswege entwickeln und begründen, kunden- und serviceorientiert handeln, wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge berücksichtigen und deinen Lösungsweg reflektieren kannst.^[1]

Beim Report bestätigt der Ausbildende nach § 13, dass du die Fachaufgaben eigenständig im Betrieb durchgeführt hast, und die Reporte gehen spätestens am ersten Tag von Teil 2 an den Prüfungsausschuss, der eine der beiden Aufgaben auswählt.^[1] Welche Variante gilt, teilt der Betrieb mit der Anmeldung zur Prüfung mit.^[1]

Gewichtet werden nach § 15 das Informationstechnische Büromanagement mit 25 Prozent, die Kundenbeziehungsprozesse mit 30, die Fachaufgabe mit 35 und Wirtschafts- und Sozialkunde mit 10 Prozent.^[1] Bestanden ist nach § 15, wenn das Gesamtergebnis und das Ergebnis von Teil 2 mindestens ausreichend sind, mindestens zwei Bereiche von Teil 2 ausreichend sind und kein Bereich von Teil 2 ungenügend ist.^[1] Ein Report aus dem Sanierungsalltag, etwa über die Abwicklung eines Wasserschadens vom Anruf bis zur Rechnung, ist ein gutes Thema.

Voraussetzungen und Weiterbildung

Ein formaler Schulabschluss ist nach der Handwerkskammer Hamburg nicht vorgeschrieben, die Anforderungen legt der Ausbildungsbetrieb fest.^[3] Neben dem gewünschten Abschluss sind nach der Kammer sehr häufig Motivation und Leistungsbereitschaft entscheidende Einstellungskriterien, und Praktika sind oft von Vorteil.^[3] Für den Kundenkontakt helfen Geduld und ein freundlicher Ton, gerade wenn Menschen nach einem Wasserschaden aufgeregt anrufen und schnelle Hilfe brauchen.

Als Fortbildungen nennt das Bundesinstitut unter anderem den Kaufmännischen Fachwirt nach der Handwerksordnung, den Bilanzbuchhalter, den Fachwirt für Büro- und Projektorganisation und den Personalfachkaufmann.^[2] Wenn du gerne organisierst, gut mit Menschen am Telefon umgehst und den Überblick behältst, schick uns deine Bewerbung.

Häufige Fragen

Welche Wahlqualifikationen passen zu einem Handwerksbetrieb?

Zwei von zehn werden im Ausbildungsvertrag festgelegt, darunter Auftragsprozess steuern und kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen.^[1]

Brauche ich für die Ausbildung einen bestimmten Schulabschluss?

Nach der Handwerkskammer Hamburg ist kein formaler Schulabschluss vorgeschrieben, der Betrieb legt seine Anforderungen selbst fest.^[3]