Übergabe an Gäste: Wie dokumentieren Sie den Zustand?

Von Andre Wengorra

Vor der Anreise: der Ausgangszustand

Gehen Sie vor jeder Anreise mit der Kamera durch die Wohnung: jeder Raum im Überblick, dazu Nahaufnahmen von Böden, Fugen im Bad, Wänden hinter dem Bett und dem Bereich unter der Spüle. Notieren Sie die Stände von Wasser-, Strom- und Gaszähler. Ein unerklärlich hoher Wasserverbrauch zwischen zwei Belegungen kann das erste Zeichen für ein Leck sein, und mit den Zahlen lässt er sich auf einen Zeitraum eingrenzen.

Halten Sie bekannte Mängel schriftlich fest und teilen Sie sie den Gästen vorab mit, etwa eine Fliese mit Sprung oder einen Fleck auf dem Teppich. Was beide Seiten vorher kennen, wird später nicht zum Streit. Eine Inventarliste mit Geschirr, Textilien und Geräten erleichtert den Abgleich nach der Abreise.

Was Gäste bei der Ankunft tun

Das Europäische Verbraucherzentrum rät Feriengästen, alle Mängel am und im Haus zu fotografieren und vorsichtshalber auch die Zählerstände für Strom und Gas, und schriftlich zu reklamieren, wobei eine E-Mail genügt.^[3] Telefonate sind nach dem Verbraucherzentrum als Nachweis ungeeignet.^[3]

Wenn Ihre Gäste also dokumentieren, sollten Sie es auch tun. Bitten Sie in der Begrüßungsmappe darum, Mängel in den ersten Stunden zu melden, mit Foto per Nachricht oder E-Mail, und antworten Sie schriftlich. So liegen am Ende zwei Dokumentationen nebeneinander, die sich ergänzen.

Abnutzung oder Schaden

Was sich durch den üblichen, vertragsgemäßen Gebrauch der Wohnung abnutzt, muss ein Gast nach § 538 des Bürgerlichen Gesetzbuchs nicht ersetzen.^[1] Ausgetretene Laufwege auf dem Teppich oder leichte Kratzer im Parkett nach einer Saison sind Abnutzung, ein Wasserfleck an der Decke unter einer übergelaufenen Badewanne ist es nicht.

Genau für diese Abgrenzung braucht es die Fotos vom Ausgangszustand. Ohne sie lässt sich kaum zeigen, ob ein Fleck neu ist, ob eine Silikonfuge vorher schon dunkel war oder ob eine Diele vor der Belegung schon aufgequollen war. Vergleichen Sie im Zweifel die neuen Bilder mit denen der vorherigen Belegung, aufgenommen aus demselben Blickwinkel.

Nach der Abreise: zeitnah ansehen

Ansprüche auf Ersatz für Schäden an der Wohnung verjähren für den Vermieter nach § 548 nach sechs Monaten, beginnend mit der Rückgabe der Wohnung an ihn.^[1] Bei einer Ferienwohnung mit Gästen im Wochenrhythmus ist das ein guter Grund, nach jeder Abreise nachzusehen, und nicht erst am Saisonende.

Lassen Sie Ihre Reinigungskraft oder Betreuung eine kurze Rückmeldung mit Fotos schicken, wenn ihr etwas auffällt: nasse Stellen am Boden, ein tropfender Anschluss, Wasser im Schrank unter der Spüle, ein verfärbter Fleck an der Decke. Notieren Sie dazu den Zählerstand, damit der Verbrauch der Belegung zugeordnet werden kann. Entdeckt die Betreuung tatsächlich Wasser in einem neuen Haus, fehlt oft noch die Neubautrocknung, und die Fotos zeigen, ob es Baufeuchte oder ein Leck ist.

Wer für Schäden der Gäste zahlt

Für Schäden, die Gäste verursachen, ist zunächst deren Privathaftpflicht gefragt, und das Verbraucherportal der Versicherer unterscheidet dabei zwischen dem gemieteten Gebäude und dem Inventar wie Teppich, Fernseher oder Couch, das nicht in jeder Police mitversichert ist.^[2] Versicherungen und Garantien, die Buchungsportale vor allem zum Schutz der Vermieter anbieten, reichen nach dem Portal häufig als Schutz nicht, zumal die Summen niedrig sein können.^[2]

Damit der Haftpflichtversicherer den Schaden übernehmen kann, sollten die Urlauber ihn nach dem Portal umgehend informieren.^[2] Bitten Sie Ihre Gäste bei einem Schaden um Name, Anschrift und Versicherer und schicken Sie Ihre Fotos vom Zustand vor und nach der Belegung mit, dann muss der Versicherer nicht raten, was neu ist. Diese Unterlagen beschleunigen die Abwicklung mit der Versicherung, weil Zustand und Zeitpunkt des Schadens belegt sind.

Wenn es ein Wasserschaden ist

Läuft Wasser nach einer übergelaufenen Wanne durch die Decke, legen Sie die Sicherung der Räume darunter um, bevor jemand Lampen oder Steckdosen anfasst. Ein feuchter Sicherungskasten ist ein Fall für Feuerwehr oder Netzbetreiber, und ein Keller mit ansteigendem Wasser bleibt verschlossen. Bei einem Wasserschaden reichen Fotos der Oberfläche nicht. Wasser aus einer übergelaufenen Wanne oder einem undichten Anschluss kann unter Fliesen, Laminat oder Estrich laufen, ohne dass oben viel zu sehen ist. Lassen Sie die Feuchte messen, bevor die nächsten Gäste kommen, und halten Sie das Ergebnis mit Datum fest.

Melden Sie den Schaden zugleich Ihrem eigenen Gebäude- oder Hausratversicherer, denn ob am Ende die Haftpflicht der Gäste oder Ihre eigene Versicherung zahlt, klärt sich unter Umständen erst später. Die Dokumentation vom Ausgangszustand, die Rückmeldung nach der Abreise und das Messprotokoll gehören dann zusammen in die Schadenakte.

Was in die Übergabemappe gehört

• Fotos aller Räume vom Tag vor der Anreise, mit Datum
• Zählerstände für Wasser, Strom und Gas bei Anreise und Abreise
• Liste bekannter Mängel, die den Gästen vorab mitgeteilt wurden
• Inventarliste mit Geschirr, Textilien und Geräten
• Meldungen der Gäste während des Aufenthalts und Ihre Antworten
• Rückmeldung der Reinigung nach der Abreise, mit Fotos

Legen Sie diese Unterlagen je Belegung in einem eigenen Ordner ab, digital oder auf Papier, und heben Sie sie mindestens so lange auf, bis die Verjährungsfrist für Ihre Ansprüche abgelaufen ist. Bei Schäden, die erst Monate später auffallen, etwa ein Fleck an der Decke im Erdgeschoss, lässt sich dann nachvollziehen, welche Belegung in Frage kommt.

Häufige Fragen

Wie lange kann ich nach der Abreise noch Schadensersatz verlangen?

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Verschlechterungen verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält.^[1]

Zahlt die Haftpflicht der Gäste für einen kaputten Fernseher?

Nicht in jedem Fall. Gemietete Sachen wie das Inventar sind nach dem Verbraucherportal der Versicherer nicht standardmäßig in jeder Haftpflicht mitversichert.^[2]