Schlussrechnung

Die Schlussrechnung als Voraussetzung der Fälligkeit

Bis Ende 2017 reichte im BGB-Vertrag die Abnahme, um den Werklohn fällig zu machen, seit dem 01.01.2018 tritt beim Bauvertrag die prüffähige Schlussrechnung als weitere Voraussetzung hinzu.^[2] Weil praktisch jeder Handwerker schon vorher eine prüfbare Rechnung stellte, erwartet die Handwerkskammer Region Stuttgart davon in der Praxis nur geringe Auswirkungen.^[3]

Beim einfachen Werkvertrag bleibt es bei § 641 BGB: Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten.^[1] Auch dort braucht der Besteller eine Rechnung, um zahlen zu können, an ihr hängt die Fälligkeit aber nicht.

Wann eine Schlussrechnung prüffähig ist

Für die Prüffähigkeit verlangt der Leitfaden des Baugewerbes eine übersichtliche und für den Besteller nachvollziehbare Rechnung, der je nach Art und Umfang der Leistungen Mengenberechnungen, Zeichnungen und sonstige Belege beizufügen sind.^[2] Ausführlicher regelt das § 14 Abs. 1 VOB/B: Die Rechnungen sind übersichtlich aufzustellen, die Reihenfolge der Posten ist einzuhalten, und es sind die Bezeichnungen aus den Vertragsbestandteilen zu verwenden.^[4]

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung nach § 14 Abs. 1 VOB/B besonders kenntlich zu machen und auf Verlangen getrennt abzurechnen.^[4] Prüfbar ist eine Schlussrechnung nach dem Bundesgerichtshof, wenn der Auftraggeber die Berechtigung der Forderung an den vertraglichen Vereinbarungen messen und eventuelle Unrichtigkeiten erkennen kann.^[5] Fehler der Abrechnung berühren die Prüfbarkeit nicht, denn ob die Berechnung sachlich richtig ist, ist eine andere Frage.^[5] Wer Handwerkerkosten absetzen möchte, braucht ebenfalls eine Rechnung, in der Arbeitslohn und Material getrennt ausgewiesen sind.

Die Frist von 30 Tagen für Einwendungen

Als prüffähig gilt die Schlussrechnung auch dann, wenn vom Besteller binnen 30 Tagen nach ihrem Zugang keine begründeten Einwendungen gegen die Prüffähigkeit kommen.^[1] Anders als in der VOB/B genügt dafür nach dem Leitfaden keine pauschale Rüge, der Besteller muss begründete Einwendungen vorbringen.^[2]

Fällig wird der Werklohn im BGB-Bauvertrag sofort mit Abnahme und Schlussrechnung, nicht erst nach Ablauf der 30 Tage, die Frist betrifft nur die Einwendungen gegen die Prüffähigkeit.^[2] Im VOB-Vertrag wird die Schlusszahlung dagegen erst nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang, in besonders gerechtfertigten und ausdrücklich vereinbarten Fällen nach höchstens 60 Tagen.^[4]

Auch die VOB/B kennt die Frist: Wer Einwendungen gegen die Prüfbarkeit nicht unter Angabe der Gründe bis zum Fristablauf erhebt, kann sich nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B nicht mehr auf fehlende Prüfbarkeit berufen.^[4] Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlagszahlung zu zahlen.^[4]

Fristen für die Schlussrechnung nach VOB/B

Bei einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten muss die Schlussrechnung nach § 14 Abs. 3 VOB/B spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist verlängert sich diese Frist um 6 Werktage.^[4] Reicht der Auftragnehmer trotz angemessener Frist keine prüfbare Rechnung ein, darf der Auftraggeber sie nach § 14 Abs. 4 VOB/B selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen.^[4]

In sich abgeschlossene Teile der Leistung können nach § 16 Abs. 4 VOB/B nach einer Teilabnahme endgültig festgestellt und bezahlt werden, ohne dass die übrigen Leistungen vollendet sein müssen.^[4] Bei größeren Sanierungen in mehreren Wohnungen kann eine solche Teilschlussrechnung die Abrechnung entzerren. Läuft die Abwicklung mit der Versicherung parallel, lassen sich die abgeschlossenen Teile so auch getrennt beim Versicherer einreichen.

Schlusszahlung, Vorbehalt und Ausschluss

Nimmt der Auftragnehmer die Schlusszahlung vorbehaltlos an, schließt das nach § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B Nachforderungen aus, wenn er schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen wurde.^[4] Einer Schlusszahlung steht es gleich, wenn der Auftraggeber unter Hinweis auf geleistete Zahlungen weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ablehnt, und auch früher gestellte, unerledigte Forderungen fallen weg, wenn sie nicht nochmals vorbehalten werden.^[4]

Den Vorbehalt muss der Auftragnehmer binnen 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung erklären, und er wird hinfällig, wenn nicht innerhalb weiterer 28 Tage eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen folgt oder der Vorbehalt eingehend begründet wird.^[4] Für ein Verlangen nach Richtigstellung wegen Aufmaß-, Rechen- und Übertragungsfehlern gelten diese Ausschlussfristen nicht.^[4]

Vergessene Positionen in der Schlussrechnung

Werklohnansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Jahresschluss, der auf die Entstehung des Anspruchs und die Kenntnis des Gläubigers folgt.^[1] Mit Abnahme und Vorlage einer prüffähigen Rechnung wird nach einem Urteil des Kammergerichts Berlin die gesamte Werklohnforderung fällig und verjährt einheitlich, auch für Positionen, die in der Schlussrechnung vergessen wurden.^[6]

Im entschiedenen Fall hatte ein Subunternehmer im September 2015 eine erste Schlussrechnung gestellt und im November 2018 eine zweite für weitere Forderungen nachgeschoben, die das Gericht als verjährt ansah.^[6] Ausnahmen hielt es nur für Posten für möglich, die in die erste Schlussrechnung noch gar nicht eingestellt werden konnten.^[6] Die Parteien hatten eine Zahlungsfrist von 60 Tagen vereinbart, die Fälligkeit lag damit noch im Jahr 2015, und die Verjährung trat mit Ablauf des Jahres 2018 ein, während die zweite Rechnung den Auftraggeber wegen eines Umzugs erst Anfang 2019 erreichte.^[6]

Für Betriebe folgt daraus, alle erbrachten Leistungen und Zusatzpositionen vollständig in die Schlussrechnung aufzunehmen. Für Auftraggeber heißt es, dass eine einmal gestellte Schlussrechnung nicht beliebig lange ergänzt werden kann.

Aufbau einer nachvollziehbaren Schlussrechnung

Eine Schlussrechnung nennt den Auftrag, auf den sie sich bezieht, den Leistungszeitraum und die Anschrift der Baustelle. Darunter folgen die Positionen in der Reihenfolge des Angebots, jeweils mit Menge, Einheit, Einheitspreis und Gesamtbetrag, danach die Nachträge, getrennt und mit Bezug auf die jeweilige Beauftragung.

Stundenlohnarbeiten werden im VOB-Vertrag nach § 15 VOB/B mit den bescheinigten Stundenlohnzetteln belegt.^[4] Am Ende stehen die Summe, die bereits gezahlten Abschläge, der verbleibende Betrag und die Umsatzsteuer.

Als Anlagen gehören Aufmaß, Mengenberechnungen und Zeichnungen dazu, soweit sie zum Nachweis der Mengen nötig sind.^[4] Wer diese Ordnung einhält, macht die Prüfung leicht und gibt wenig Anlass für Einwendungen gegen die Prüffähigkeit.

Schlussrechnung nach einer Wasserschadensanierung

Eine nachvollziehbare Schlussrechnung nach einer Wasserschadensanierung folgt den Positionen des Angebots und der Nachträge, mit Mengen aus dem Aufmaß, Gerätelaufzeiten aus dem Trocknungsprotokoll und den bereits gezahlten Abschlägen. Beigefügt sind die Freigabemessung und die Fotos der Schadendokumentation, damit Auftraggeber und Versicherer jede Position nachvollziehen können.

Zahlt der Versicherer direkt an den Betrieb, bekommt der Auftraggeber trotzdem eine vollständige Schlussrechnung. Er bleibt Vertragspartner und muss prüfen können, ob alle Arbeiten ausgeführt sind und ob ein Restbetrag, etwa eine Selbstbeteiligung, bei ihm verbleibt. Kürzt der Versicherer einzelne Positionen, lohnt ein gemeinsamer Blick auf die Begründung, denn der Werkvertrag besteht zwischen Auftraggeber und Betrieb.